Términos de servicio para clientes

El prestador es AUTENTIC LABS, SL, con NIF B24842650 y domicilio en Carrer de Llull, 63, 2-6, 08005 Barcelona, España (Autentic). Contacto general: hola@autentic.ai. Notificaciones contractuales: legal@autentic.ai. Protección de datos: dpd@autentic.ai.

El Cliente es la empresa, profesional, entidad u organismo que contrata los servicios para su actividad. Los usuarios autorizados son las personas a las que el Cliente permite acceder en su nombre. Quien acepte un encargo por una entidad debe disponer de facultades suficientes para vincularla. Estas condiciones están destinadas a relaciones profesionales y no excluyen derechos imperativos que pudieran resultar aplicables.

Los servicios pueden comprender diseño de estudios, reclutamiento, entrevistas, encuestas, transcripción, análisis, informes, acceso a resultados y uso de la plataforma y sus integraciones, incluidos los conectores para asistentes de inteligencia artificial. Solo se incluyen las prestaciones, funcionalidades y periodos de acceso contratados o expresamente habilitados.

La disponibilidad de una herramienta no concede acceso a todos los estudios ni autoriza cualquier tratamiento de datos por los usuarios autorizados, siendo el Cliente responsable de otorgar los accesos a cada usuario. El acceso depende de los permisos de la cuenta, del encargo y de las restricciones aplicables al contenido. La relación no establece exclusividad ni un volumen mínimo de contratación, salvo pacto expreso.

Autentic facilitará estas condiciones antes de su aceptación, en un formato que permita guardarlas y reproducirlas. El Cliente las acepta al firmar un documento que las incorpore, aceptar expresamente una propuesta que las identifique o completar un mecanismo electrónico de aceptación que muestre la versión aplicable. La mera visita al sitio web no constituye aceptación de un encargo. El acceso de un usuario no modifica por sí solo el contrato de su organización.

Prevalecen las normas imperativas y los requisitos de contratación pública aplicables. En protección de datos prevalece el acuerdo de tratamiento o de corresponsabilidad pertinente. Después rigen el contrato específico y sus modificaciones expresamente aceptadas, el encargo en su alcance comercial y estas condiciones. Estas condiciones no sustituyen ni reducen las garantías de un contrato ya firmado sin acuerdo expreso de las partes y sin hacer constar de forma expresa que se trata de una modificación del acuerdo principal.

La política de privacidad explica los tratamientos de datos; su lectura o aceptación no sustituye un contrato de encargo ni el consentimiento que corresponda a un participante. Las condiciones de participación no modifican el contrato del Cliente. La lengua de contratación será la indicada en el encargo; si este no dispone otra cosa, ante una discrepancia entre estas versiones prevalecerá la española, sin perjuicio de aquella que sea de aplicación por normativa imperativa.

Cada encargo identificará el objetivo, metodología, muestra o perfiles, cuotas cuando procedan, entregables, calendario, precio, impuestos, incentivos y duración del acceso. También precisará el origen de los participantes, el uso de IA o grabaciones, los destinatarios autorizados y las condiciones de tratamiento y conservación necesarias para el proyecto.

La propuesta podrá aceptarse por firma o por correo expreso del contacto autorizado, dentro de su periodo de validez. Las entidades sujetas a contratación pública deberán cumplir los procedimientos de adjudicación y formalización exigibles; un correo o la aceptación de estas condiciones no los sustituye.

Los cambios con impacto en alcance, precio, recursos o calendario requieren aceptación escrita de ambas partes. El Cliente facilitará los materiales, instrucciones y aprobaciones acordados. Autentic comunicará sin demora el efecto de cualquier retraso imputable al Cliente y ajustará el calendario en la medida necesaria.

El encargo establecerá la moneda, impuestos, hitos de facturación, vencimientos y gastos autorizados. No se devengarán cargos por prestaciones adicionales sin aceptación previa del Cliente ni se aplicarán aumentos retroactivos. Las pruebas gratuitas, suscripciones, renovaciones o compromisos mínimos solo tendrán las condiciones expresamente comunicadas y aceptadas; una prueba gratuita no se convierte por sí sola en un servicio de pago.

Las cantidades vencidas podrán devengar los intereses y costes de cobro legalmente aplicables. Ante un impago no controvertido, Autentic podrá suspender el servicio afectado tras requerir el pago y conceder quince días naturales para subsanarlo, manteniendo las obligaciones de seguridad y protección de datos. En contratación pública regirán los plazos y requisitos legalmente aplicables.

Durante el periodo contratado, Autentic concede al Cliente y a sus usuarios autorizados un derecho limitado, no exclusivo y no transferible de acceso a las funcionalidades habilitadas para las finalidades de investigación acordadas. El acceso no transmite la propiedad del software ni permite revenderlo o prestar acceso a terceros no autorizados.

El Cliente mantendrá actualizada la relación de usuarios y sus permisos, protegerá las credenciales y comunicará sin demora los accesos sospechosos a Autentic. Los usuarios utilizarán cuentas individuales y las medidas de autenticación exigidas para su función. El Cliente responderá por las actuaciones de las personas que autorice dentro de su ámbito de responsabilidad; Autentic conserva la responsabilidad por los controles y obligaciones que le correspondan.

El Cliente y sus usuarios utilizarán los servicios conforme al encargo, la ley y los derechos de participantes y terceros. No podrán eludir controles de acceso, obtener datos de otras organizaciones, compartir credenciales, introducir código dañino ni interferir con el servicio. Tampoco podrán realizar extracciones masivas o automatizaciones fuera de las funcionalidades y límites autorizados, ni copiar o descompilar el software salvo en los supuestos legalmente permitidos.

No se permite identificar o reidentificar participantes fuera de la finalidad autorizada, enriquecer bases comerciales con sus respuestas, contactarles para ventas ni utilizar el servicio para vigilancia, reconocimiento biométrico, inferencia de emociones o decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o significativamente similares sobre personas.

El Cliente conservará los derechos sobre sus materiales y garantizará que puede facilitarlos y utilizarlos para el encargo, incluidas las bases de contactos e invitaciones al estudio. Respetará las oposiciones y aportará la información y las instrucciones que le correspondan. Concede a Autentic únicamente los permisos necesarios para ejecutar el servicio acordado de acuerdo con los acuerdos de responsabilidad o de encargo de tratamiento que regulen la relación entre Autentic y el Cliente.

Autentic utilizará los datos aportados y los obtenidos o generados para el estudio solo para prestar ese servicio. No venderá los datos del estudio, los reutilizará para otros clientes o benchmarks o pruebas ni incorporará las listas del Cliente a su panel. No utilizará datos, grabaciones, transcripciones o resultados del estudio para entrenar modelos propios o de terceros, ni permitirá ese uso a los proveedores que contrate para tratarlos. La operación de servicios externos elegidos por el Cliente se somete además a la cláusula 11.

Las partes asignarán antes del estudio la responsabilidad de informar a los participantes, documentar las bases jurídicas y recabar los consentimientos necesarios. La participación será voluntaria. Las condiciones de calidad e incentivos se comunicarán previamente y las reclamaciones sobre exclusión o pago podrán someterse a revisión humana. El encargo indicará quién financia y quién abona los incentivos.

El acceso del Cliente a grabaciones, transcripciones o respuestas identificables se realizará de acuerdo con lo establecido en el contrato. Su entrega o descarga no autoriza la difusión externa, siendo el Cliente el único responsable de las actuaciones que realice y debiendo dar cumplimiento a la normativa de protección de datos. Los alias y otros identificadores no convierten por sí solos el contenido en anónimo, ya que una voz, imagen o respuesta libre puede identificar a una persona y, por lo tanto, es de aplicación la normativa de protección de datos.

Las grabaciones y contenidos identificables no se publicarán ni utilizarán en publicidad, redes sociales, demostraciones comerciales o casos de éxito sin acuerdo previo escrito y los permisos específicos, informados y acreditables de las personas afectadas, incluidos los de imagen, voz o cualquier otra información que pueda implicar una reidentificación de una persona, aunque esa posibilidad se califique de remota. Estos permisos serán libres y separados de la participación en el estudio, y especificarán la finalidad, los canales y el plazo de difusión. La parte que solicite la difusión documentará los permisos y atenderá su retirada, sin afectar a la licitud del uso anterior y sin que la falta de dichos permisos pueda implicar responsabilidades para la otra parte. Rechazar un uso promocional no afectará a la participación ni al incentivo puesto que la participación en el estudio y la publicación solicitada son dos finalidades distintas y diferenciadas. Los estudios con menores, datos de categorías especiales o datos penales implicarán una obligación reforzada de disponer de la legitimación necesaria, garantizando que, antes de su autorización, los participantes hayan recibido información clara y transparente sobre los datos y las características de lo que se va a publicar.

Autentic puede utilizar IA para moderar entrevistas, transcribir, traducir, clasificar respuestas, generar resúmenes, apoyar análisis y realizar búsquedas semánticas. El proyecto y la información de privacidad describirán las funciones aplicables. Cuando corresponda, se informará a los participantes de que interactúan con IA.

La generación de embeddings para indexación o búsqueda puede implicar el envío del texto necesario a OpenRouter y al proveedor del modelo utilizado; en esa operación concreta no se envían archivos de audio o vídeo. La información sobre destinatarios y transferencias se recoge en la política de privacidad y en los acuerdos aplicables.

Las respuestas de IA pueden contener errores, omisiones o interpretaciones incorrectas. El Cliente comprobará los resultados relevantes frente a sus fuentes antes de utilizarlos para tomar decisiones o divulgarlos. Los informes finales preparados y entregados por Autentic como servicio de investigación tendrán revisión humana; las respuestas automáticas generadas bajo demanda por la plataforma o por un asistente externo no se consideran revisadas por una persona salvo indicación expresa. Esta obligación de comprobación no elimina la responsabilidad de Autentic por sus propias prestaciones.

El Cliente puede autorizar integraciones con servicios externos, como ChatGPT, Codex, Claude u otros asistentes compatibles. Debe utilizar una cuenta del proveedor que esté autorizado a conectar y comprobar que sus condiciones, permisos, conservación, uso para entrenamiento y transferencias son compatibles con el encargo, las instrucciones y las restricciones de los participantes, así como con sus normas internas y la normativa aplicable. No debe conectar o utilizar el servicio para datos que no cumplan esos requisitos.

Según la herramienta invocada y los permisos del usuario, Autentic transmitirá al proveedor elegido los datos necesarios para atender la solicitud. Pueden incluir configuración y resultados del estudio, respuestas, transcripciones, atributos demográficos, citas e información o fragmentos de vídeo. Las instrucciones de la herramienta se tratarán para atender la petición. Los datos devueltos pueden incorporarse a la conversación y quedar sujetos al contrato y configuración de ese servicio.

La conexión no amplía los permisos del usuario, no elimina restricciones contractuales y no autoriza destinatarios o finalidades incompatibles. Si las condiciones de un proveedor externo permiten entrenamiento, conservación o acceso contrarios a lo acordado, no se le enviarán los datos afectados mientras no exista una solución jurídicamente válida y expresamente autorizada. La activación por un usuario no modifica un acuerdo de tratamiento ni rebaja una prohibición de entrenamiento.

Las herramientas disponibles pueden variar según el rol y el servicio conectado. Algunas acciones de usuarios con permisos suficientes pueden modificar estados o decisiones compartidas en un estudio. Antes de autorizar una acción, el usuario verificará su destino y efecto; un cambio realizado mediante un asistente puede tener el mismo alcance que un cambio en la plataforma. Autentic solo ejecutará acciones soportadas y autorizadas.

El Cliente puede desconectar la integración o solicitar ayuda para revocar su acceso. La revocación no elimina las copias ya transmitidas ni borra la conversación en el proveedor externo; el Cliente deberá gestionar allí la conservación y supresión que correspondan. Autentic responderá por sus propias obligaciones y por los proveedores que contrate. La elección independiente de un asistente por el Cliente no convierte por sí sola a ese proveedor en subencargado contratado por Autentic.

Tras el pago íntegro, Autentic cede al Cliente, con carácter exclusivo, mundial y por el plazo de vigencia del contrato, los derechos de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación sobre los informes y demás entregables creados específicamente para él e identificados en el encargo, en los soportes y modalidades conocidos al contratar. La cesión está incluida en el precio, se limita a los derechos que Autentic pueda transmitir y respeta los derechos de terceros y las restricciones sobre datos personales.

Autentic conserva su software, modelos, herramientas, metodologías, plantillas y conocimientos preexistentes o desarrollados independientemente sin información confidencial del Cliente. Si se incorporan al entregable, concede una licencia no exclusiva, mundial y por el plazo de vigencia del contrato, suficiente para usarlo, sin explotar esos activos por separado.

La cesión no comprende el panel, las listas ni la titularidad de datos personales. Tampoco garantiza exclusividad o protección por derechos de autor de contenidos generados automáticamente cuando la ley o los derechos de terceros no lo permitan. El Cliente podrá utilizar aprendizajes agregados o efectivamente anónimos para sus decisiones y campañas, respetando la confidencialidad y las restricciones de difusión aplicables.

Cada parte protegerá la información no pública de la otra, incluidos materiales, contactos, estrategias, precios y resultados, y la utilizará solo para ejecutar la relación. Limitará el acceso a personas y proveedores que lo necesiten y estén sujetos a confidencialidad, respondiendo por ellos dentro de su ámbito de responsabilidad.

Queda excluida la información que se acredite pública sin incumplimiento, legítimamente recibida de un tercero, previamente conocida sin restricción o desarrollada de forma independiente. Una divulgación legalmente exigida se limitará a lo necesario y se notificará previamente cuando sea lícito. La obligación durará cinco años tras terminar la relación y, para secretos empresariales y datos personales, mientras mantengan esa condición o se conserven, respectivamente.

Ninguna parte utilizará el nombre o logotipo de la otra ni publicará resultados o casos de éxito que identifiquen al Cliente sin autorización escrita. Autentic exigirá confidencialidad a los participantes sobre los materiales no públicos que se les muestren.

Las partes cumplirán el RGPD y la normativa de protección de datos aplicable. Sus funciones se determinarán por las finalidades y medios que decidan en cada operación, no solo por el origen de los participantes. Autentic podrá actuar como responsable de su panel o de otros tratamientos propios legítimos y como encargada de tratamientos realizados por cuenta del Cliente, tal y como se establezca en el contrato que dé origen a la prestación del servicio.

En el caso de que actúe como encargada de tratamiento, antes de tratar datos por cuenta del Cliente deberá existir un acuerdo vinculante conforme al artículo 28 del RGPD, con el objeto, duración, naturaleza, finalidad, categorías de datos e interesados, instrucciones, proveedores y medidas aplicables. Estas condiciones no contienen por sí solas ese encargo completo. Si existe corresponsabilidad se formalizará el acuerdo pertinente; si las partes son responsables independientes, cada una atenderá sus obligaciones y coordinará las comunicaciones de datos.

La política de privacidad para clientes explica los datos de cuenta, el funcionamiento de las integraciones y los tratamientos asociados. Las solicitudes de derechos podrán dirigirse a dpd@autentic.ai y, cuando corresponda, al responsable identificado para el estudio. Autentic trasladará y asistirá en las solicitudes conforme al rol y al acuerdo aplicables. La aceptación contractual del Cliente no sustituye los derechos ni los permisos de los participantes.

Autentic mantendrá medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluido el control de accesos, la confidencialidad del personal, la protección de credenciales, la separación de datos y los procedimientos de recuperación e incidentes que correspondan. Facilitará la evidencia y asistencia exigibles conforme al acuerdo aplicable. No se afirma una certificación ni una disponibilidad ininterrumpida por la sola aceptación de estas condiciones.

Los proveedores, sus funciones, localizaciones y garantías se identificarán en la documentación aplicable al servicio. Cuando actúe como encargada, Autentic respetará la autorización previa del Cliente y el procedimiento de información y oposición para cambios de subencargados, impondrá obligaciones equivalentes y responderá por ellos conforme al RGPD y al encargo. El alojamiento principal en la UE no supone que todos los servicios o accesos se produzcan exclusivamente en ella, pudiéndose llevar a cabo transferencias internacionales de datos siempre que se cumplan las condiciones detalladas en el Capítulo V del RGPD.

Autentic notificará las brechas que deba comunicar al Cliente sin dilación indebida y dentro del plazo más estricto que resulte aplicable por contrato o ley. La información podrá completarse por fases, con asistencia para la contención y las obligaciones de notificación. Los plazos específicos de incidentes y cambios de proveedores constarán en el acuerdo correspondiente.

El encargo y el acuerdo de tratamiento fijarán los periodos de conservación de los datos del estudio, el acceso posterior a los resultados y las condiciones de devolución o supresión, incluidos los ciclos limitados de copias de seguridad. Estos extremos se acordarán antes de iniciar el tratamiento; no se entenderá autorizada una conservación indefinida.

Cuando Autentic actúe como encargada, al terminar el servicio de tratamiento devolverá o suprimirá los datos a elección del Cliente y eliminará las copias, salvo conservación legalmente exigible, con los plazos y garantías pactados. Los datos conservados por obligación legal o en copias residuales quedarán restringidos a esa finalidad. Si se restaura una copia, se reaplicarán las supresiones antes de su uso ordinario.

Los registros de seguridad del conector, los datos de las cuentas y la analítica de producto tienen finalidades y periodos propios descritos en la política de privacidad; no deben confundirse con la conservación del contenido de los estudios. El conector no amplía el plazo del estudio. Las copias transmitidas a servicios gestionados directamente por el Cliente se rigen además por los acuerdos de esos servicios y no se eliminan automáticamente al borrar el estudio en Autentic.

Autentic prestará los servicios con diligencia profesional y conforme a la metodología y criterios acordados, e informará de las limitaciones relevantes. Los resultados reflejan la muestra y el contexto investigados; no garantizan un resultado comercial ni representatividad estadística salvo compromiso expreso.

El Cliente comunicará las desviaciones de los entregables respecto del encargo en diez días hábiles desde su recepción. Autentic corregirá sin coste las desviaciones imputables a ella en un plazo razonable. La falta de observaciones no supone renuncia a defectos no detectables en esa revisión ni a reclamaciones de protección de datos. Los niveles de servicio, soporte y continuidad adicionales deberán pactarse expresamente.

Autentic podrá limitar temporalmente el acceso necesario para mantener el servicio, contener un incidente, impedir un uso ilícito o atender un incumplimiento material. La medida será proporcionada y se comunicará su motivo y alcance con antelación cuando sea posible, salvo que la urgencia, la seguridad o la ley lo impidan. Se restablecerá el servicio cuando cese la causa.

La suspensión no autoriza usos adicionales de los datos ni su supresión fuera de lo pactado, y no elimina obligaciones de seguridad, devolución o protección de datos. Las consecuencias económicas de una interrupción se regirán por el contrato, la causa de la interrupción y la normativa aplicable, sin exoneración general de responsabilidad.

La duración del servicio y del acceso será la acordada. Si la relación marco no tiene plazo definido, cualquiera de las partes podrá terminarla con treinta días naturales de preaviso escrito; los encargos aceptados continuarán hasta su conclusión salvo otra causa de resolución. Los contratos públicos se regirán por su plazo formalizado, sin renovación tácita.

Ante un incumplimiento esencial, la parte afectada podrá resolver la relación o el encargo si no se subsana en quince días naturales desde el requerimiento escrito, o inmediatamente si es insubsanable o exige cesar un tratamiento ilícito.

El Cliente podrá cancelar un estudio abonando el trabajo efectivamente realizado y los costes previamente aprobados, justificados y no recuperables, incluidos incentivos comprometidos, con el límite del precio del encargo. Autentic mitigará los costes y devolverá los anticipos no devengados. Esta compensación no procede cuando la cancelación deriva de un incumplimiento de Autentic. Subsistirán las obligaciones de pago, confidencialidad, propiedad intelectual y protección de datos que correspondan.

Cada parte responderá por los daños directos acreditados que cause por incumplimiento. Salvo pacto específico, la responsabilidad acumulada de cada parte por un estudio se limita a su precio total; para reclamaciones no atribuibles a un estudio, al importe de los encargos aceptados en los doce meses anteriores al hecho. Se excluyen el lucro cesante y los daños indirectos. Para incumplimientos de propiedad intelectual, el límite será el doble de dichos importes.

Los límites económicos y las exclusiones de daños anteriores no se aplicarán a incumplimientos de confidencialidad o protección de datos, incluidos los derivados de brechas de seguridad, ni al dolo, culpa grave, obligaciones de pago o responsabilidades que legalmente no puedan limitarse. Esta cláusula no limita los derechos de los interesados ni las potestades de las autoridades. Un límite o régimen distinto pactado expresamente con un Cliente prevalecerá conforme a la cláusula 3.

Autentic podrá proponer nuevas versiones y comunicará los cambios relevantes antes de que resulten aplicables. Los cambios se aplicarán a nuevos encargos o cuando hayan sido aceptados conforme al procedimiento contractual correspondiente. La publicación de una nueva versión o el mero uso continuado no reducirá por sí solo las garantías de un encargo vigente.

Los cambios exigidos por una norma imperativa se aplicarán en la medida y desde la fecha que esta determine, informando al Cliente cuando corresponda. Autentic conservará la identificación de la versión aceptada y facilitará una copia al Cliente que la solicite.

Las notificaciones contractuales se dirigirán a legal@autentic.ai y al contacto designado por el Cliente, conservando constancia de su recepción. Los contactos podrán actualizarse por escrito. Las consultas sobre privacidad se dirigirán a dpd@autentic.ai.

Rigen las leyes españolas y, salvo competencia imperativa o pacto específico válido, los juzgados y tribunales de Barcelona. Si una cláusula resulta inválida, las demás seguirán vigentes en la medida legalmente posible; las partes procurarán sustituirla por una disposición válida que respete su finalidad.